[엑셀] 필터 설정 및 활용 방법

엑셀에 있어 필터 기능은 정말로 자주 사용하는 기능일 뿐만 아니라 많은 양의 데이터를 효율적으로 관리하는데 꼭 필요한 기능입니다. '필터'라는 이름에서 알 수 있듯이 많은 양의 데이터에서 원하는 기준에 해당하는 데이터만 필터링해서 볼 수 있는 기능입니다.

 

위와 같은 직원 명단이 있다고 가정하겠습니다. 이런 표가 있을 때 필터를 설정하여 특정 기준에 해당하는 항목으로만 데이터 범위를 좁혀서 볼 수 있도록 해보겠습니다.

 

필터 설정하는 방법

'데이터' 메뉴에서 '정렬 및 필터' 부문에 있는 '필터'를 클릭합니다. 참고로 필터의 단축키는 위의 화면에도 나와있듯이 'Ctrl + Shift + L'입니다.

 

주의할 점은 필터를 설정할 때 표의 범위 안에 있는 임의의 셀을 선택한 상태에서 필터를 설정해야 필터가 생성됩니다.

 

표 바깥에 있는 셀(G18셀)을 선택한 상태에서 필터를 생성하려고 하면은 '선택한 범위에 이 작업을 적용할 수 없습니다. 범위에서 셀 하나를 선택한 다음 다시 시도하세요'라는 오류 창이 나타납니다.

 

표 안에 있는 임의의 셀을 선택한 다음 '필터'를 클릭하면 위와 같이 열 머리글에 화살표 모양의 아이콘이 생성됩니다. 이렇게 필터가 생성되었다면 화살표 모양을 클릭하여 데이터의 범위를 좁힐 수 있습니다.

 

위의 명단에서 직명이 '주임'인 직원들만 필터링해 보겠습니다.

 

C열의 열 머리글 옆에 있는 화살표 모양 아이콘을 클릭하면 위와 같은 창이 나타납니다. 처음에는 '과장', '대리', '주임' 모두 선택이 되어있는데 '주임'만 선택한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

 

필터링할 항목이 적으면 필터링하지 않을 항목들은 하나씩 클릭해서 체크 해제하면 되지만 항목이 많을 경우에는 '(모두 선택)'을 클릭하면 모든 항목이 체크 해제됩니다. 그 상태에서 원하는 항목만 클릭하면 됩니다. 또는 검색 창에 필터링할 항목을 직접 입력할 수도 있습니다.

 

직명이 '주임'인 직원들의 명단만 필터링됩니다.

 

필터링은 꼭 하나의 항목만 적용할 수 있는 것은 아닙니다. 직명이 '주임'인 직원만 필터링된 상태에서 부서가 '인사총무부'인 직원을 추가로 필터링하여 '부서가 인사총무부이고(and) 직명이 주임인' 직원들만 나타내보겠습니다.

 

 B열의 열 머리글 옆에 있는 화살표 모양 아이콘을 클릭하면 위와 같은 창이 나타납니다. '인사총무부'를 선택한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

 

부서가 인사총무부이고(and) 직명이 주임인 직원들만 필터링됩니다.

 

필터 해제하는 방법

필터를 생성했다면 다시 원상태로 돌리기 위해 필터를 해제하는 방법도 알아야 합니다. 

 

현재는 부서가 인사총무부이고(and) 직명이 주임인 직원들만 필터링된 상태입니다. 이 표를 필터가 설정되지 않은 상태로 되돌리는 방법 먼저 설명드리겠습니다.

 

'데이터' 메뉴에서 '필터'를 클릭합니다.

 

필터가 설정되지 않은 원래의 상태로 되돌아갑니다. 만약 다시 필터를 설정하고 싶다면 다시 '데이터' 메뉴에 '필터'를 클릭합니다.

 

이렇게 메뉴에서 직접 클릭하는 것이 가장 기본적인 방법이지만 이럴 때는 필터 단축키를 자주 사용합니다. 위에서 설명드렸듯이 필터 생성 단축키가 'Ctrl + Shift + L'인데, 필터를 해제하는 단축키 또한  'Ctrl + Shift + L'입니다. 그래서 필터가 생성되어 있고 특정 데이터의 범위가 좁혀져 있는 상태에서  'Ctrl + Shift + L'키를 누르면 필터가 해제되고, 또 한 번 더 누르면 다시 필터가 생성됩니다.

 

이 상태에서 'Ctrl + Shift + L'키를 두 번 누르면

 

이 상태가 됩니다. 'Ctrl + Shift + L'키는 자주 사용하게 되므로 꼭 숙지하시기 바랍니다.

 

이렇게 전체 필터링을 해제할 때는 위와 같은 방법으로 하면 됩니다. 그런데 꼭 모든 필터링을 해제하는 상황만 있는 것은 아닙니다. 여러 가지 항목들이 필터링된 상태에서 특정 항목만 필터링을 해제하는 방법도 있습니다.

 

현재 부서가 인사총무부이고(and) 직명이 주임인 직원들만 필터링된 상태입니다. 여기서 '부서' 항목의 필터링을 해제하여 부서에 관계없이 직명이 '주임'인 직원만 나타나도록 하겠습니다.

 

부서의 열 머리글 옆의 아이콘을 클릭하면 위와 같이 창이 나타납니다. '"부서"에서 필터 해제(C)'를 클릭합니다.

(또는 '영업부', '자재부'를 클릭하거나 '(모두 선택)'을 클릭하고 확인 버튼을 클릭할 수도 있습니다.)

 

'부서' 항목의 필터만 해제되어 '직명' 항목의 필터만 유지되었습니다.

 

그 외 다양한 필터 방법

필터 기능에는 단순히 해당 항목만 필터 하는 것만 아니라 다양한 필터 기능이 있습니다. 예를 들어 주소지가 경기도인 직원만 필터 해보겠습니다.

 

주소 항목의 열 머리글 옆 아이콘을 클릭한 다음 '텍스트 필터'로 가면 여러 가지 항목이 나타납니다. '포함(A)'를 클릭합니다.

 

'경기도'를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

 

주소지가 경기도인 직원만 필터링됩니다.

 

이렇게 텍스트 필터를 통해서 다양한 방법으로 필터링할 수 있습니다. 특정 문자로 시작되는 셀, 특정 문자로 끝나는 셀, 특정 단어를 포함하지 않은 셀 등 다양한 방법으로 설정할 수 있으므로 해당 기능을 알고 있다면 유용하세 사용할 수 있습니다.

 

심지어 색깔로도 필터가 됩니다. 데이터에서 하나씩 체크할 때 배경색을 입력하는 경우가 있는데요. 하나씩 배경색을 입력하고 난 뒤 해당 부분만 필터링할 수 있습니다.

 

성명 항목의 열 머리글 옆 아이콘을 클릭하고 '색 기준 필터'에서 필터링하려는 색을 클릭합니다.

 

배경색을 입력한 셀만 필터링됩니다.