[엑셀] 순번 자동으로 매기는 방법

엑셀을 작업하면서 세로 방향으로 데이터를 추가할 때 A열에 순번을 입력하는 경우가 많습니다.

 

만약 숫자를 입력한 다음 자동 채우기를 통해서 순번을 미리 채워놓고 작업을 한다면 중간에 있는 행을 삭제했을 때 전체적인 순번을 다시 수정해야 합니다.

 

중간에 있는 행을 하나 삭제해 보겠습니다.

 

중간에 순번 하나가 삭제되는 바람에 전체적인 순번을 수정해야 합니다. 때문에 순번의 경우에는 함수와 수식을 통해 설정하면 편리합니다.

 

제가 주로 사용하는 방법은 크게 두 가지인데 첫 번째는 행 번호를 나타내는 ROW 함수를 사용하는 방법입니다. 이 방법은 중간에 행을 삭제해도 순번이 틀어지지 않지만 데이터가 입력되지 않은 행에도 순번이 나타납니다.

 

두 번째 방법은 IF 함수와 비어 있지 않은 셀의 개수를 구하는 COUNTA 함수를 사용하는 방법입니다. 이 방법은 중간에 행을 삭제해도 순번이 틀어지지 않을 뿐만 아니라 데이터를 입력한 행에만 자동으로 순번이 나타나도록 설정할 수 있기 때문에 가장 유용하게 사용하는 방법입니다. 먼저 ROW 함수를 사용하는 방법을 알려드린 후에 자동으로 순번을 매기는 방법을 설명드리도록 하겠습니다.

 

ROW 함수로 순번 매기기

ROW 함수는 인수로 지정한 셀의 행 번호를 나타내는 함수입니다. 인수를 생략할 경우 ROW 함수가 있는 셀의 행 번호를 나타냅니다.

 

 

첫 번째 순번이 들어갈 셀에 '=ROW()'를 입력합니다. 인수를 따로 지정하지 않았기 때문에 함수를 입력한 A2셀의 행 번호인 '2'가 반환됩니다. 순번 1이 나와야 하는 자리이지만 제목이 있는 1행 때문에 조정이 필요합니다.

 

위와 같이 제목이 한 줄일 때는 '=ROW()-1'을 입력하면 됩니다. 두 줄일 때는 '=ROW()-2'를 입력합니다. 이렇게 수식을 입력한 다음 A2셀을 드래그하여 채워보겠습니다.

 

순번이 입력되었습니다. 중간에 행을 삭제했을 때 순번이 어떻게 변하는지 확인해 보겠습니다.

 

행을 삭제해도 위치에 맞게 순번이 바뀝니다.

 

IF 함수와 COUNTA 함수로 데이터 입력 시 자동으로 순번 매기는 방법

ROW 함수를 이용한 방법도 유용하지만 IF 함수와 COUNTA 함수를 사용하면 데이터를 입력하면 자동으로 순번이 나타나게 할 수 있습니다.

 

첫 번째 순번이 들어갈 자리에 '=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))'을 입력합니다.

 

여기서 B2는 데이터의 입력 기준이 되는 셀입니다. 즉 위의 표에서는 날짜가 입력된 셀에는 순번이 나타나게 됩니다.

 

입력된 수식을 보겠습니다. 먼저 IF 함수를 사용하였으며 첫 번째 인수인 조건은 B2=""는 'B2셀이 빈칸이면'이라는 뜻입니다. 즉 B2셀이 빈칸이면 IF 함수의 두 번째 인수인 "", 즉 빈칸으로 나타내고 빈칸이 아닐 경우 COUNTA($B$2:B2), 즉 B2셀부터 B2셀까지 값이 입력된 셀의 수를 나타내라는 수식입니다.

 

여기서 주의할 점은 IF 함수의 첫 번째 인수에 포함된 셀은 위치에 맞게 바뀌어야 하므로 상대참조로 입력합니다. 반면에 IF 함수의 세 번째 인수, COUNTA($B$2:B2)에서는 시작 위치는 절대참조, 끝 위치는 상대참조로 입력해야 합니다.

 

 이렇게 수식을 입력한 뒤 B2셀에 날짜를 입력하면 A2셀에 순번이 자동으로 입력됩니다. 수식이 입력된 A2셀을 드래그하여 채운 다음 B열에 날짜를 입력해 보겠습니다.

 

A16셀까지 수식이 입력돼 있지만 B열에 값을 입력한 경우에는 순번이 자동으로 나타납니다.