[엑셀] 파일 용량 줄이는 방법

일반 포털 사이트에서는 첨부할 수 있는 용량이 커서 파일의 용량을 줄이는 경우는 잘 없습니다. 다른 회사들은 모르겠습니다만 저희 회사 인트라넷에서는 메일을 보낼 때 첨부할 수 있는 파일의 크기를 매우 제한적으로 설정해서 대용량 파일을 메일로 보낼 때 어려움이 있습니다.

 

대용량 파일을 보낼 때 파일을 여러 개의 파일로 나눠서 압축한 다음 각각의 파일을 메일로 보내곤 했는데 컴퓨터 사용이 익숙하지 않은 고참급 직원들은 나눠진 파일을 하나로 합치는 것에 어려움을 느끼시는 것 같습니다. 그럴 때는 엑셀 파일의 경우에는 그냥 파일의 용량을 줄여서 발송해 드리는데 엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법은 크게 3가지가 있습니다. 오늘 설명드리는 방법 외에도 다른 방법이 있을 수 있겠으나 제가 주로 사용하는 몇 가지 방법만 알려드리겠습니다.

 

첨부된 사진 파일을 압축하기

가장 먼저 간편하게, 그리고 용량을 확 줄일 수 있는 방법은 첨부된 사진 파일을 압축하여 용량을 줄이는 방법입니다. 사실 엑셀 파일 자체로 엄청난 고용량 파일이 되는 경우는 흔치 않습니다. 간혹 고화질의 사진이 첨부되는 경우 사진이 엑셀 파일 용량의 대부분을 차지하게 되는데요. 이럴 때는 사진 파일을 압축만 해줘도 엑셀 파일의 용량이 확 줄어들게 됩니다.

 

이렇게 사진이 삽입된 엑셀 파일의 용량을 확인해 보겠습니다.

 

1.68MB입니다. 이제 압축을 해서 파일의 용량을 줄여보겠습니다.

 

첨부된 그림이나 사진을 클릭하면 '그림 도구' 탭이 생성됩니다. '그림 도구 - 서식' 메뉴를 클릭한 다음 '그림 압축'을 클릭합니다.

 

해상도 중에서 하나를 선택한 다음 확인 버튼을 클릭합니다. 저는 웹(150 ppi)을 선택했습니다. 상황에 맞게 해상도를 선택하시면 됩니다.

 

저장한 다음 용량을 확인해 보니 176KB로 줄어들었습니다.

 

파일 형식을 바이너리 형식(*.xlsb)으로 저장하기

사진의 용량을 줄이는 것 외에 가장 간단하게 용량을 줄일 수 있는 방법은 파일 형식을 바이너리 형식(*.xlsb)으로 저장하는 것입니다. 바이너리 형식으로 저장을 해도 거의 대부분의 엑셀 기능은 그대로 사용할 수 있습니다. 다만 2003 이전 버전 및 외부 프로그램과의 호환성이 떨어진다는 단점이 있다고 하니 만약을 대비하여 원본 파일을 별도로 보관하는 것이 좋겠습니다.

 

기존 176KB의 파일을 바이너리 형식으로 저장해 보겠습니다.

 

F12키를 누르면 '다른 이름으로 저장' 창이 뜹니다. 파일 형식을 'Excel 바이너리 통합 문서'로 선택한 다음 '저장(S)'을 클릭합니다. 그런 다음 기존의 엑셀 파일을 끄고 바이너리 형식으로 저장한 파일을 찾아 열어보겠습니다.

 

용량이 170KB로 줄었습니다. 간단한 엑셀 파일이라서 용량이 많이 줄어든 것은 아니지만 데이터가 많은 파일은 경우에 따라 용량이 크게 줄어들게 되니 상황에 맞게 사용하시면 되겠습니다.

 

수식이나 함수가 입력된 셀을 값으로 바꾸기

수식이나 함수가 입력된 셀들을 값으로 바꾸는 방법도 있습니다. 수식과 함수를 삭제하고 값만 남겨놓는 방법이기 때문에 추천하는 방법은 아니지만 파일을 받아보는 사람이 값만 확인해도 무방할 경우에 사용합니다. 수식과 함수를 지우기 때문에 별도의 백업 파일을 보관하는 것을 추천드립니다.

 

각종 수식과 함수가 입력된 시트가 있습니다.

 

용량을 확인해 보니 17.8MB입니다. 수식과 함수가 입력된 셀을 값만 입력하여 용량을 줄여보겠습니다.

 

행 머리와 열 머리가 교차하는 지점의 아이콘을 클릭한 다음 복사 단축키인 'Ctrl + C'를 누릅니다. 복사가 되면 테두리가 점선 모양으로 바뀝니다.

 

임의의 위치에 마우스 우클릭을 한 다음 '선택하여 붙여넣기'를 클릭합니다. 만약 붙여넣기 옵션에 값만 붙여넣는 아이콘(파란색 테두리)이 있으면 아이콘을 바로 클릭해도 됩니다.

 

선택하여 붙여넣기 창이 뜨면 '값(V)'을 선택한 다음 확인 버튼을 클릭합니다. 이렇게 하면 함수와 수식은 없어지고 값만 남게 되는데요. 저장한 다음 파일 용량을 확인해 보겠습니다.

 

파일의 용량이 11.8MB로 줄어들었습니다.